Många branscher och företag har tvingats ställa om sedan pandemin slog till. Inte minst har event- och mötesindustrin fått anpassa sig till en allt mindre fysisk verklighet. För Jörgen Dyssvold VD, mötesdesigner och projektledare på mötesbyrån Herr Omar, fortsätter dock själva mötet stå i centrum för verksamheten och det är inget som kommer att ändras inom en snar framtid. För samtidigt som vi nu tvingas avstå mänsklig kontakt är det något som fattas oss mer än någonsin oavsett om det handlar om familj, jobb eller sociala sammanhang.
Kommer vi ha event i framtiden?
Självklart, vi har ju alltid samlats för att uppleva saker tillsammans. Det gamla kontoret kommer bli mer av en plats där man möts, synkar allt jobb som görs, kollaborerar och skapar saker tillsammans, förklarar Jörgen Dyssvold.
Vad fyller event för funktion på en arbetsplats?
– Event kan stärka gemenskap, samla in idéer, bygga stolthet, öka kunskap, ge större förståelse för vissa prioriteringar och en massa andra saker. Ett stort problem är dock att många ser på dem som något praktiskt och alldeles för ofta saknas att man definierat syfte, mål och målgrupp, trots att det kan vara investeringar i miljonklassen. Ett tips är att sätta mål för vad deltagarna ska veta, tycka, känna och göra som en konsekvens av att eventet eller mötet har genomförts.”
Trender inom möten och event
Så även om möten och event knappast förlorat sin betydelse utan snarare blivit allt viktigare, så är trenden eller snarare anpassningen uppenbar.
– Senaste halvåret har möten digitaliserats i expressfart. Samma sak kommer hända nu för event. De närmaste månaderna behöver det bli helt digitala event. Under resten av 2021 kommer det gå över till hybridevent, designade för både fysiska och digitala deltagare och där man erbjuder de som ska delta att själv välja form. Man kommer också börja erbjuda möjlighet att delta som en mindre fysisk grupp i digitala eller hybridevent, menar Jörgen och fortsätter.
– En annan trend är att vi slutar se på digitala deltagare som huvuden utan kropp. Allt stillasittande tråkar ut och skapar ohälsa. 2021 hoppas vi fler inser att man har kropp, armar, ben, händer och fötter, som både kan och bör aktiveras även om de inte alltid syns i bild. På Herr Omar hjälper vi kunder med exempelvis promenadsessioner där eventet fortsätter i mobilen, och där man deltar via lurar och sköna skor under tiden man tar en promenad. De aktiviteterna blir alltid otroligt uppskattade.
Är digitala möten och event framtiden?
Att anordna ett möte eller ett event kan vara svårare än man tror inte minst när det kommer till det kreativa. Så hur ska man egentligen tänka som företag? Är det bara digitala möten som gäller?
– Digitala event kan vara så mycket mer än videomöten. Själva jobbar vi med gemensam matlagning av lunchen, som man sedan äter tillsammans, olika typer av quiz och mycket mer. Det viktigaste är att man jobbar med en stor variation av aktiviteter, att de och eventen är kortare än de fysiska, och att det finns möjligheter för deltagarna att interagera för att delta, inte bara lyssna.
Och på Herr Omar delar man upp möten och event efter två olika arbetsformer, ”framåtlutat” och ”bakåtlutat”. Det första är när man deltar framåtlutad vid datorn och interagerar via tangentbordet. Det kräver fokus och tröttar ut hjärnan snabbare. Vid fysiska event kan man ofta luta sig bakåt och hänge sig åt att bara lyssna och inspireras. Samma sak kan man åstadkomma i digitala event genom att leverera innehållet i helskärmsläge och flytta all interaktion till mobiltelefonen.
Skapa kreativa event och möten
Vem har inte fått höra ”Men hitta på något” eller bara gjort som man alltid gjort men nej, ett bra möte och event kräver mer.
– Digitala event kan vara så mycket mer än – Det som blivit lyckat en gång för en viss målgrupp behöver inte bli det igen. Att kopiera sig själv eller andra rakt av är fantasilöst och blir oftast mediokert. Däremot kan man inspireras av det, men försöka ge det en ny egen twist, säger Jörgen men lyfter även en annan viktig aspekt både för mötesbranschen men även samhället i stort.
– Digitala event kan vara så mycket mer än – Vi behöver också kunna tänka normkritiskt när det kommer till event. Det finns så mycket normer som styr oss även där, till exempel vart man ska vara, hur det ska möbleras, vad som ska serveras och när, att en scen alltid är upphöjd eller att man har fest först på kvällen. Det är våra normer som gör att män, äldre och etniskt svenska får mer scen- eller taltid än kvinnor, yngre eller de som har annan kulturell bakgrund.
Så vem väljer ni som konferencier? Vilka bjuder ni in och vad väljer ni att prata om? Och kanske framför allt, vad är syftet med ert möte eller event? Alla är viktiga frågor att ställa sig när man låter de kreativa hjärncellerna arbete.
Dyrt med möten och event?
Men allt detta låter ju toppen men även dyrt. Visst skulle man kunna argumentera för att digitaliseringen borde innebära billigare event men det är även en adderad utmaning i genomförandet. Så behöver ska man räkna med att event kostar skjortan?
– Ibland kan man åstadkomma mycket med små eller inga medel alls, bara man är lite kreativ. Andra gånger vill man att det ska kännas proffsigt och vara genomarbetat, för att det är vad man vill att ens varumärke ska förknippas med. Då både kan och ska det kosta skjortan, precis som annat varumärkesarbete kan göra. Idag ser vi att det börjar rotas en idé om att digitala event behöver vara gratis att delta i och kostar lite att producera. Det stämmer inte. Ett proffsigt digitalt event kostar ofta mer att producera än ett fysiskt.
Om du ska göra ett event som är mer lo-fi eller med liten budget behöver du kompensera upp med annat. Det kan vara ett gott värdskap, att du lagt ner mycket tid och möda på förberedelser, och att du utnyttjat all din kreativitet för att skapa en helt ny och annan typ av upplevelse än den man förväntar sig eller är van vid.
Mer om trender, nyheter och inte minst inspiration kan ni läsa om på Herr Omars webbsida.